第15章 组织保障 / 15.1
15.1 信息和文档管理
一句话讲明白
项目里产生的所有资料和文件，要分类、要编号、要定密级、要能借得到也追得回。
生活类比
想象一家医院的病案室：病历（用户信息）、检查报告（业务信息）、科室运营报表（经营管理信息）、设备运行日志（系统运行信息）分门别类放好；每份都编号、按保密等级上锁，借走要登记，谁借的、借到哪天、有没有权限，一查就知道。项目的信息和文档管理就是这个病案室。
正经定义
信息系统相关信息（文档）是指某种数据媒体和其中所记录的数据，具有永久性，可由人或机器阅读。信息和文档管理是指对信息及文档的收集、整理、处理、储存、传递与应用等一系列工作的总称，目的是为项目管理人员及决策者提供所需信息与数据，并支持统计分析处理。
拆解与流程
一、信息分 4 类
| 类别 | 内容 |
|---|---|
| 用户信息 | 个人或组织的基本信息、账号信息、信用信息、行为数据信息 |
| 业务信息 | 按行业分（金融、能源、交通…）或按业务特点分（研发、生产、维护…） |
| 经营管理信息 | 市场营销、经营、财务、并购或融资、产品、运营或交付信息 |
| 系统运行信息 | 系统配置信息、监测数据、备份数据、日志数据、安全漏洞信息 |
二、文档分 3 类
- 开发文档（描述开发过程本身）：可行性研究报告和项目任务书、需求规格说明、功能规格说明、设计规格说明（含程序和数据规格说明）、开发计划、软件集成和测试计划、质量保证计划、安全和测试信息。
- 产品文档（描述开发过程的产物）：培训手册、参考手册和用户指南、软件支持手册、产品手册和广告。
- 管理文档（记录项目管理信息）：各阶段进度与进度变更记录、软件变更情况记录、开发团队职责定义、项目计划与项目阶段报告、配置管理计划。
三、文档质量 4 级（必背数字）
| 级别 | 名称 | 适用范围 |
|---|---|---|
| 1 级 | 最低限度文档 | 工作量低于一个人月的开发者自用程序 |
| 2 级 | 内部文档 | 没有与其他用户共享资源的专用程序（增加安装使用注释） |
| 3 级 | 工作文档 | 同一单位内若干人联合开发，或可被其他单位使用的程序 |
| 4 级 | 正式文档 | 正式发行、普遍使用的软件产品；关键性程序（如工资计算）；遵守 GB/T 8567 |
四、规范化管理的 4 件事
文档书写规范（符号、图标含义、注释行、书写人及日期）→ 图表编号规则（分类结构，按生命周期法 5 个阶段编号，看到编号就知道出自哪个阶段、哪个文档、第几张图）→ 文档目录编写标准（编号、名称、格式或载体、份数、页数、存储地点、存档时间、保管人）→ 文档管理制度（借阅登记、使用权限控制）。
五、信息（文档）定级保护
- 影响对象：① 个人、法人和其他组织的合法权益和经济利益 ② 社会秩序、公共利益 ③ 国家安全。
- 影响程度：无影响 / 一般损害 / 严重损害 / 特别严重损害。
- 有密级要求的文档须保密并做权限管理；干系人签字确认后的文档要与电子文档一一对应，电子文档应设为只读；按"需要知道"原则只使用可得信息。
六、主动变更 vs 被动变更（常考）
主动变更是主动发起的，常用于提高项目收益（降低成本、改进过程、提高便捷性和有效性）；被动变更常用于范围变化、异常、错误和适应不断变化的环境（如需求增加需追加功能或投资）。
考试怎么考
- 题型：选择题为主，爱考"属于哪类文档/信息""第几级文档""不属于定级影响对象"。
- 必背数字：文档 4 级、信息 4 类、文档 3 类、生命周期法 5 个阶段、影响程度 4 档。
- 陷阱词：把"产品文档"与"开发文档"对调（培训手册、用户指南是产品文档；需求/设计规格说明是开发文档）；把"配置管理计划"当成开发文档（它是管理文档）。
易混辨析
| 对比 | 开发文档 | 产品文档 | 管理文档 |
|---|---|---|---|
| 描述对象 | 开发过程 | 开发产物 | 项目管理信息 |
| 典型 | 需求/设计规格说明 | 培训手册、用户指南 | 配置管理计划、变更记录 |
一秒记忆
"信息四类：用户-业务-经营-运行；文档三类：开发-产品-管理；质量四级：最低-内部-工作-正式（GB/T 8567）；主动变更好增收，被动变更救火忙。"