13.9 控制采购

一句话讲明白

买卖双方都按合同办事：盯进度质量、按完工量付款、有争议先谈、做完把合同正式关掉。

生活类比

请装修队包工包料，合同写明"水电改造 2 万，验收合格后一次付清"。 - 每周去现场看一眼（检查）； - 对比"约定本周应完成的工程量"和实际（采购绩效审查）； - 他想加"防水多加一层要加钱"，双方谈不拢就是索赔，先谈判解决，不成再按合同走替代争议解决 ADR； - 全部干完、验收合格、尾款付清、无未决发票 → 发书面通知正式关闭合同（采购关闭）。

正经定义

控制采购是管理采购关系、监督合同绩效、实施必要的变更和纠偏，以及关闭合同的过程。主要作用是确保买卖双方履行法律协议，满足项目需求。本过程应根据需要在整个项目期间开展。

买方和卖方出于相似目的管理合同，都必须确保双方履行合同义务、各自合法权益受保护。合同关系的法律性质，要求项目团队了解所采取行动的法律后果；鉴于其法律意义，很多组织把合同管理视为独立于项目的组织职能（采购管理员通常向另一部门的合同管理经理汇报）。

拆解与流程

一、输入 / 工具与技术 / 输出

二、合同管理活动五方面

① 收集数据和管理项目记录（含建立可测量的采购绩效指标）；② 完善采购计划和进度计划；③ 建立采购数据的收集、分析和报告机制并定期报告；④ 监督采购环境以便引导或调整实施；⑤ 向卖方付款。

付款要点：确保付款与卖方实际已完成的工作量密切挂钩。合同最好规定按项目输出及可交付成果付款，而不是按工时等输入，这样控制更有效。

三、索赔管理（案例题宠儿）

• 双方不能就变更补偿达成一致、或对变更是否发生有分歧 → 成为有争议的变更或潜在的推定变更 → 即索赔。
• 不能妥善解决 → 演变为争议 → 最终引发申诉；自行解决不了的按合同规定的程序用替代争议解决（ADR）处理。
• 谈判是解决所有索赔和争议的首选方法。

四、检查与审计

• 检查：对承包商正在执行的工作做结构化审查（可审成果，也可实地巡查/联合巡检现场）。
• 审计：对采购过程的结构化审查，采购合同中应明确规定与审计有关的权利和义务。

五、采购关闭的条件

由授权的采购管理员向卖方发出合同已经完成的正式书面通知。要求通常包括：已按时按质按技术要求交付全部可交付成果；没有未决索赔或发票，全部最终款项已付清。项目管理团队应在关闭采购之前批准所有可交付成果。

考试怎么考

• 必背：本过程定义（管理采购关系＋监督合同绩效＋变更和纠偏＋关闭合同）；索赔首选谈判；采购关闭三条要求。
• 常见问法：
• "包含用于管理采购过程的完整支持性记录的是？" → 采购文档（含工作说明书、支付信息、承包商工作绩效信息、计划、图纸和往来函件）。
• "卖方提出追加费用双方未达成一致，属于？" → 索赔，应优先谈判。
• "合同接近完成，项目经理应确保？" → 全部可交付成果已批准、无未决索赔发票已付清，再发书面关闭通知。
• 陷阱词：把"采购绩效审查"等同于"质量检查"；把"合同收尾"与"项目/行政收尾"混为一谈。

易混辨析

另：检查 vs 审计——检查看"卖方干的活对不对"，审计看"采购过程本身合规不合规"。

一秒记忆

"控采购＝看现场（检查）＋对合同（绩效审查）＋按成果付款＋谈不拢是索赔、首选谈判＋干完发书面关闭。"

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